Manajemen Integrasi Proyek, Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu

Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management) adalah kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan di dalam group Proses Manajemen Proyek.

Dalam konteks Manajemen Proyek, integrasi termasuk dalam hal-hal yang berhubungan dengan kontrol, konsolidasi, komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, cara mengelola harapan-harapan stakeholder dan kebutuhan proyek.

Manajemen Integrasi Proyek terdiri dari:

1. Develop Project Charter: proses pembuatan dokumen yang secara formal menyatakan bahwa project berjalan dan memberikan wewenang kepada Project Manager untuk menjalankan proyek. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.
2. Develop Project Management Plan: proses mendefinisikan, menyiapkan dan mengoordinasikan, dan mengintegrasikan rencana proyek ke dalam rencana manajemen proyek (Project Management Plan).
3. Direct and manage Project Work: proses memimpin (leading) dan menjalankan (performing) seluruh rencana yang sudah dibuat di dalam project management plan dan melaksanakan perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
4. Monitor and Control Project Work: proses pelacakan (tracking), meninjau (reviewing), dan pelaporan (reporting) kemajuan proyek terhadap kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.
5. Perform Integrated Change Control: proses review semua Change Request, menyetujui Change Request, dan mengelola Change Request terhadap rencana manajemen proyek.
6. Close Project or Phase: proses finalisasi semua aktivitas proyek untuk mendapatkan formal acceptance bahwa proyek telah selesai.

Input, Tools & Techniques, Outputs (ITTO) – Project Integration Management

Develop Project Charter

Project Charter adalah dokumen high-level yang menjelaskan sebuah proyek yang akan berjalan. Project Charter dibuat di dalam proses Initiating. Dokumen ini berisi mengenai high-level objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara resmi disetujui oleh Project Sponsor.

Input untuk pembuatan Project Charter adalah sebagai berikut:

Project Statement of Work
Statement of Work (SOW) adalah narasi deskriptif mengenai produk, jasa dan hasil dalam suatu proyek. Untuk proyek internal, project initiator atau sponsor membuat SOW berdasarkan kebutuhan bisnis, produk ataupun service requirements. Sedangkan untuk proyek eksternal SOW dapat diterima dari Customer sebagai bagian dari dokumen tender, seperti RFP (request for proposal), RFI (request for information) atau bagian dari suatu kontrak proyek. Dokumen SOW mereferensikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Business need.
2. Product Scope.
3. Strategic Plan.

Business Case
Dokumen ini menjelaskan mengenai kebutuhan bisnis organisasai untuk menjalankan suatu proyek. Business Case digunakan untuk pengambilan keputusan oleh Manager. Dokumen ini juga berisi mengenai hasil analisis yang sudah dikerjakan oleh Business Analyst berdasarkan masukkan oleh berbagai Stakeholder. Dokumen Business Case dibuat sebagai hasil dari analisis berikut ini:

1. Market demand.
2. Organizational need.
3. Customer request.
4. Technological advance.
5. Legal requirement.
6. Ecological impact.
7. Social need.

Develop Project Management Plan

Project Management Plan mendefinisikan bagaimana project akan berjalan, dimonitor dan dikontrol, dan diselesaikan. Dokumen Project Management Plan merupakan dasar dari sebuah proses perencanaan.

Adapun isi dari Project Management Plan adalah sebagai berikut:

1. Change management plan.
2. Communications management plan.
3. Configuration management plan.
4. Cost baseline.
5. Cost management plan.
6. Human resource management plan.
7. Process improvement plan.
8. Procurement management plan.
9. Scope baseline (project scope statement, WBS, WBS dictionary).
10. Quality management plan.
11. Requirements management plan.
12. Risk management plan.
13. Schedule baseline.
14. Schedule management plan.
15. Scope management plan.
16. Stakeholder management plan.

Direct and Manage Project Work

Direct and Manage Project Work adalah proses menjalankan seluruh aktivitas yang telah didefinisikan di dalam Project Management Plan dan mengimplementasikan perubahan (changes) untuk mencapai tujuan proyek.

Adapun aktivitas yang dilakukan di dalam Direct and Manage Project Work adalah sebagai berikut:

1. Melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan proyek.
2. Membuat project deliverables.
3. Menyiapkan, melatih dan mengelola team members.
4. Mendapatkan, mengelola dan menggunakan sumber daya termasuk material, alat, peralatan dan fasilitas.
5. Mengimplementasikan standar dan metode perencanaan.
6. Menyiapkan dan mengelola hubungan komunikasi baik di dalam maupun di luar tim proyek.
7. Melakukan analisis terhadap cost, schedule dan quality.
8. Mengimplementasikan change request yang sudah mendapatkan persetujuan dari Change Control Board (CCB).
9. Mengelola risiko.
10. Mengelola seller dan supplier.
11. Mengelola Stakeholder.
12. Mengumpulkan dokumen lesson learned.

Monitor and Control Project Work

Monitor and Control Project Work adalah proses tracking, review dan reporting dari proyek berjalan terhadap rencana-rencana yang sudah didefinisikan di dalam project management plan. Salah satu keuntungan dari proses ini adalah Stakeholder dapat melihat dan memahami status dari proyek yang sedang berjalan, serta langkah-langkah yang bisa diambil terhadap  budget, schedule dan scope.

Project Manager menjalankan proses monitoring di seluruh proses proyek. Monitoring memberikan gambaran mengenai status dan kinerja dari suatu proyek di berbagai area. Sedangkan kontrol memberikan langkah-langkah yang perlu diambil terhadap kinerja proyek, bisa berupa Corrective ataupun Preventive.

Proses Monitor and Control Project Work berfokus terhadap beberapa hal berikut ini:

1. Membandingkan kinerja proyek saat ini dengan project management plan.
2. Melakukan assesment terhadap kinerja proyek untuk mengambil langkah-langkah yang perlu diambil, apakah corrective atau preventive.
3. Mengidentifikasi risiko yang akan terjadi, melakukan tracking dan memastikan bahwa risiko dapat diidentifikasi, dan mengambil langkah yang tepat terhadap risiko yang ada.
4. Melakukan pengawasan terhadap perubahan yang terjadi.
5. Menyediakan pelaporan terhadap status proyek berjalan kepada stakeholder.

Perform Integrated Change Control

Perform Integrated Change Control adalah proses review dari seluruh Change Request, melakukan persetujuan/ penolakan Change Request, mengelola dan mengimplementasikan Change Request.

Setiap perubahan yang datang dari berbagai Stakeholder baik secara verbal ataupun tertulis perlu didokumentasikan dengan baik. Kemudian perubahan tersebut akan dimasukkan ke dalam Change Management/ Configuration System.

Setiap dokumen Change Request yang masuk membutuhkan persetujuan atau penolakan. Biasanya oleh project sponsor atau project manager. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan atau penolakan didefinisikan di dalam project management plan. Jika dibutuhkan, proses Integrated Change Control bisa melibatkan Change Control Board (CCB), dimana suatu group yang memiliki wewenang untuk melakuan review, approve atau reject dari Change Request. Customer atau Sponsor mungkin saja dibutuhkan setelah persetujuan dari CCB, kecuali Customer dan Sponsor bagian dari CCB.

Close Project or Phase

Close Project or Phase adalah proses finalisasi semua aktivitas yang berhubungan dengan Project Management Process. Hasil dari proses ini adalah dokumen lesson learned, formal acceptance dari suatu proyek, dan melakukan release resources.

Dalam melakukan closing suatu proyek, Project Manager melakukan review terhadap semua informasi di fase-fase sebelumnya dan memastikan bahwa semua aktivitas project sudah lengkap dan mencapai tujuan proyek. Untuk dapat mengakhiri suatu proyek dengan baik, Project Manager harus berkomunikasi dengan seluruh Stakeholder.

Beberapa dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:

1. Project files: scope, cost, schedule, project calendars, risk registers, change management documentation, planned risk response actions, and risk impact.
2. Project or phase closure documents: formal dokumen yang menyatakan bahwa semua aktivitas telah selesai.
3. Historical information: informasi yang berhubungan dengan lesson learned. Informasi ini bisa berupa issue dan risk yang terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana cara penanganannya.

Project Integration Management Process

Manajemen Ruang Lingkup

MANAJEMEN RUANG LINGKUP

Ruang lingkup (Scope) meliputi semua pekerjaan yang terkait pada proses untuk menyelesaikan tujuan proyek atau untuk menghasilkan produk proyek. Manajemen scope proyek meliputi proses mendefinisikan dan mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang tidak termasuk dalam proyek. Untuk kepentingan ini, tim proyek dan stakeholder proyek harus mempunyai pandangan dan pengertian yang sama tentang apa yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana proses mencapainya.

Dalam hubungannya dengan siklus hidup proyek, manajemen scope proyek biasanya diterapkan pada tahapan : Initiating, Planning, dan Controlling.

4.1. Inisisasi Ruang Lingkup

Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari pihak-pihak yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi :

Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan.

Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.

Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah : 

• Pimpinan proyek 
• User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan dibangun.
• Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
• Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.

Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder. Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya: 

• Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil. 
• Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2 bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan. 
• Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang mengelola transaksi pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya. 

Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.

Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab.

Diagram Proyek

Output dari proses inisiasi adalah diagram proyek (Project charter). Diagram proyek berisi :

• Judul proyek
• Tanggal persetujuan dimulainya dan berakhirnya proyek
• Nama manajer proyek dan informasi kontak yang bisa dihubungi
• Statemen ruang lingkup secara jelas 
• Ringkasan pendekatan yang dipakai untuk mengelola proyek.
• Matrik personel , jabatan dan tanggungjawab
• Persetujuan Stakeholder utama
• Catatan komentar penting dari stakeholder yang berkaitan dengan proyek

Contoh diagram proyek:

Judul Proyek : Proyek upgrade teknologi informasi

Proyek dimulai : 4 Maret 2002 Proyek selesai : 4 desember 2002

Manajer Proyek : Risang Aji Prayitno , (024)-7476859, prayitno@berkibar.com

Tujuan Proyek : Mengupgrade hardware dan software untuk semua bagian (sekitar 350 unit) dalam waktu 9 bulan berdasarkan standard perusahaan yang baru. Upgrade akan mempengaruhi komputer server dan jaringan yang ada. Anggaran yang diperlukan adalah 1 milyard untuk biaya hardware dan software, dan 500 juta biaya tenaga kerja. 

Pendekatan :

• Update database inventori teknologi informasi untuk menetapkan kebutuhan upgrade
• Mengembangkan estimasi biaya proyek secara detail dan melaporkan ke CIO
• Merencanakan pengadaan hardware dan software
• Menggunakan internal staff sebanyak mungkin untuk merencanakan, analisis dan instalasi 

4.2. Perencanaan ruang lingkup

Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:

• Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam proyek. 
• Mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut. 

Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa pernyataan yang berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya serta rencana pengelolaan yang dilakukan.

Statemen Ruang Lingkup

Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen tentang apa yang menunjukkan keberhasilan proyek. 

• Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh dari proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan untuk mendukung aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang dikembangkan pada PT. KARYA MAKMUR.
• Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah: Sebuah aplikasi bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online dengan internet.
• Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS, rincian estimasi biaya, rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan sebagainya. Dalam contoh upgrade teknologi informasi di atas termasuk penyerahan persediaan semua hardware dan software yang diupdate.
• Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan sukses jika 90% pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan sistem internet yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15 juta rupiah. 

Pernyataan ruang lingkup bervariasi tergantung tipe proyek, semakin komplek sebuah proyek maka semakin panjang pernyataan ruang lingkupnya.

4.3. Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja. Output dari proses definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS) proyek. 

Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi. 

WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure. 

Deskripsi dari WBS dapat dituliskan dalam bentuk Tabular berikut :

1.0 Perencanaan konsep 

1.1 Evaluasi sistem saat ini 

1.2 Mendefinisikan kebutuhan 

1.2.1 Mendefinisikan kebutuhan user 

1.2.2 Mendefinisikan kebutuhan konten 

1.2.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 

1.2.4 Mendefinisikan kebutuhan Server 

1.3 Mendefinisikan fungsional yang dibutuhkan 

1.4 Mendefinisikan resiko dan Pendekatan manajemen resiko 

1.5 Mengembangkan rencana proyek

1.6 Penjelasan Tim Proyek 

Dapat di breakdown lagi

Desain Web Site 

3.0 Mengembangkan Web Site

4.0 Implementasi

5.0 Evaluasi

Sulit atau mudahnya membuat WBS tergantung pada pemahaman dan penguasaan manajer proyek terhadap proyek yang akan dikerjakan. Secara teknis, pembuatan WBS ini dapat dilakukan dengan menggunakan tool manajemen proyek seperti MS Project. Penggunaan tool ini juga sekaligus membantu untuk menyusun perencaan proyek yang lain, seperti penjadwalan, alokasi sumber daya dan sebagainya. Berikut contoh WBS yang dibuat dengan MS Project 2000 :

Terdapat beberapa cara pendekatan dalam membuat WBS, antara lain : 

• Menggunakan Guidelines ; WBS disusun berdasarkan panduan yang standar. Dimungkinkan antar organisasi satu dengan lainnya memiliki standar yang berbeda-beda. Organisasi-organisasi besar biasanya menyediakan guidelines penyusunan WBS untuk kepentingan proyek-proyek tertentu. 
• Pendekatan Analogi ; WBS disusun berdasarkan WBS pada proyek-proyek sejenis yang telah ada sebelumnya. Misalnya sebuah perusahaan software house yang biasa mengerjakan proyek-proyek pengembangan sistem berbasis komputer, dimungkinkan menggunakan WBS yang pernah digunakan pada perusahaan A untuk digunakan kembali pada proyek sejenis pada perusahaan B untuk sistem yang sama. Penggunaan tool-tool manajemen proyek seperti MS Project 2000 juga memungkinkan bagi manajer proyek untuk menyusun WBS atau gantt chart sejenis yang standar. 
• Pendekatan Top-down ; Menyusun WBS berangkat dari pekerjaan-pekerjaan besar kemudian di breakdown menjadi satuan-satuan pekerjaan yang rinci. Contoh proyek pengembangan intranet di atas menunjukkan pendekatan yang dilakukan secara top-down. Dalam hal ini manajer proyek harus memahami sepenuhnya lingkup proyek secara menyeluruh. 
• Pendekatan Bottom-up ; Menyusun WBS berangkat dari daftar pekerjaan-pekerjaan rinci kemudian disatukan menjadi grup-grup atau kelompok pekerjaan-pekerjaan besar. Pendekatan ini mengacu pada pendekatan pekerjaan lapangan yang akan dilakukan pada level-level staf. 

4.4. Manajemen Scope pada Tahapan Controlling

Pada tahapan Controlling, aktivitas manajemen scope berupa Verifikasi Scope (Scope Verification) dan Kontrol Perubahan Scope (Scope Change Control). Melakukan verifikasi atas scope proyek yang sudah dirumuskan dan meminimalkan perubahan scope merupakan pekerjaan yang tidak mudah pada proyek-proyek IT. Kenyataannya banyak proyek-proyek IT yang justru disusun secara berjenjang (merangkak) dari scope kecil meluas dan berkembang menjadi scope yang besar.

Verifikasi scope adalah aktivitas untuk memeriksa apakah scope proyek sudah sesuai dengan spesifikasi dan tujuan proyek. Cara formal untuk aktifitas ini adalah dengan melibatkan stakeholder untuk memeriksa scope proyek menggunakan dokumen-dokumen spesifikasi proyek yang sudah disusun pada inisiasi proyek. Kontrol perubahan scope adalah aktivitas untuk mengendalikan perubahan-perubahan atas scope proyek yang sudah disusun, termasuk dalam hal ini prosedur-prosesdur penanganannya. Faktor-faktor yang biasanya menimbulkan masalah pada proyek-proyek IT (menurut hasil studi Standish Group CHAOS, 1995) adalah :

• Faktor 
• Rangking 

Manajemen Waktu

Pada umumnya manajemen waktu selalu berkaitan denga npengembangan proses dan alat untuk meningkatkan efisiesi dan produktivitas pada hal yang di inginkan terutama di dalam bisnis.

Namun pada saat ini definisi dari manajemen waktu telah diperluas hingga mencakup pada kehidupan pribadi ataupun kehidupan kita.

Dengan menggunakan manajemen waktu yang tepat maka seharusnya dapat meningkatkan keseimbangan kerja kita dan kebahagian kita secara umun.

Manajemen waktu adalah proses pengorganisasian dan perencanaan untuk membagi waktu anda di antara aktivitas tertentu.

Dengan menggunakan manajemen waktu yang tepat akan membantu anda untuk bekerja lebih cerdas dan tidak sulit untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang singkat.

Bahkan anda dapat bekerja dengan baik di bawah tekanan yang tinggi sehingga anda dapat terhindar dari stres.

Manajemen waktu membutuhkan perencanaan kegiatan dan tugas anda yang maksimal agar mreka saling melengkapi sehingga penggunaan waktu akan menjadi lebih baik.

Pengertian manajemen waktu juga dapat di definisikan sebagai keterampilan yang dapat membantu kita lebih teroganisir, efisien dan bahagia.

Beberapa ketermapilan yang harus di miliki dalam manajemen waktu diantaranya :

1. Menetapkan tujuan
2. Perencanaan
3. Skala prioritas
4. Pengambilan keputusan
5. Pendelegasian
6. Penjadwalan

Pengertian manajemen waktu menurut para ahli

Banyak para ahli yang menjelaskan bahwa manajemen waktu adalah sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengendalian serta penggerak produktuvitas waktu yang masih berhubungan dengan pekerjaan.

Manajemen waktu juga terkait dengan cara mengatur dan merencanakan waktu yang akan anda habiskan untuk aktivitas tertentu.

Beberapa pengertian manajemen waktu menurut pada ahli :

• Widyawati : kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan serta melaksanakan tanggung jawab individu untuk kepuasan individu itu sendiri
• Atkinson : Sebuah keterampilan yang berhubungan dengan segala bentuk upaya dan tindakan individu yang dilakukan secara terencanan agar personal tersebut dapat memanfaatkan waktu sebaik mungkin.
• Orr : Kemampuan dalam menggunakan waktu secara efisien dan efektif untuk memperoleh manfaat maksimal.
  Manfaat manajemen waktu

Manajemen waktu merupakan hal yang tidak boleh diabaikan oleh seorang yang ingin membangun bisnis bahkan harus menjadi pondasi utama untuk mencapai target.

Pentingnya menggunakan manajemen waktu bagi sebuah organisasi karena dapat membantu organisasi atau individu untuk menentukan prioriass berdasarkan urgensi sebuah aktivitas.

Selain itu penggunaan manajemen waktu dapat mencegah setiap individu untuk menunda pekerjaan dan juga dapat mengatur waktu pekerjaan agar tidak berbenturan satu sama lainnya.

Manjemen waktu juga dapat membantu evaluasi terhadap hasil semua pekerjaan individu atau organisasi.

Manfaat dari manajemen waktu bagi individu diantaranya :

• Dapat meningkatkan produktivas dan efisiensi.
• Menjadikan reputasi profesional anda menjadi lebih baik.
• Mengurangi tingkat stres.
• Memberi kesempatan anda untuk maju.
• Memberikan kesempatan anda untuk mencapai tujuan hidup.

Jika anda tidak dapat mengatur secara efektif memiliki akibat berikut :

• Kualitas kerja menjadi buruk.
• Aliran kerja menjadi tidak efisien.
• Reputasi profesional menjadi lebih buruk.
• Meningkatkan stress.
• Tidak dapat mengatur jam kerja dengan tepat.

Dengan menggunakan manajemen waktu yang tepat maka akan bermanfaat bagi kehidupan sehari-hari bagi organisasi atau invividu diantaranya :

1. Semua pekerjaan akan tertata dengan rapi

Dengan mengelola waktu dengan tepat tentunya akan menjadikan setiap pekerjaan yang dilaksanakan akan tertata dengan rapi.

Hal ini dikarenakan semua pekerjaan akan dilaksanakan tanpa tergesa-gesa sehingga dapat memaksimalkan hasil pekerjaan.

2. Mempercepat pekerjaan

Pada saat anda telah mengelola waktu dengan tepat maka akan membantu anda untuk mepercepat pekerjaan dan segala urusan. Hal ini dikarenakan anda tidak akan lagi menunda-nunda pekerjaaan yang sudah di berikan kepada setiap individu.

3. Meningkatkan kedisiplinan diri

Dengan mengelola waktu tentunya anda akan menjadi lebih disiplin dalam menyelesaikan semua pekerjaan. Anda tidak akan lagi mencoba untuk menunda pekerjaan karena anda telah memiliki manajemen waktu.

4. Membuat individu menjadi lebih bertanggung jawab.

Pengelolaan waktu yang tepat dapat membuat seseorang menjadi lebih bertanggung jawab atas semua tugas yang telah di embankan kepadanya.

Mereka akan berusaha untuk mengerjakan pekerjaannya dengan penuh rasa tanggung jawab agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

Tips manajemen waktu

Waktu merupakan hal yang sangat berharga di dalam menjalankan bisnis namun waktu memiliki keterbatasan (24 jam dalam sehari).

Beberapa pebisnis merespon hal tersebut dengan fokus pada tujuan dan pebisnis yang lain terlihat panik untuk menanggapi hal ini.

Untuk mengantisipasi kepanikan yang timbul maka di butuhkan manajemen waktu sehingga anda dapat meraih kesuksesan.

Berikut adalah beberapa tips manajemen waktu yang efektif :

1. Memiliki tujuan yang jelas

Hal terburuk dalam manajemen waktu adalah ketika anda tidak mengenali tujuan anda dengan jelas. Coba anda bayangkan ketika anda bekerja tidak memiliki tujuan yang jelas dan juga tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan.

Tentunya waktu yang anda miliki akan dihabiskan untuk berpikir untuk mencari tujuan dan merencanakan aktivitas anda.

Untuk mengenali tujuan anda maka pastikan anda selalu terlibat dengan seluruh aktiitas yang dapat mendukung tercapai tujuan bisnis anda baik tujuan jangka panjang maupun pendek.

Dengan mengenali tujuan anda maka anda akan mengetahui hal-hal yang potensial sehingga anda dapat menentukan tujuan yang tepat.

2. Membuat skala prioritas

Ketika anda memulai bisnis tentunya anda akan dihadapkan pada aktivitas pekerjaan yang akan menyita waktu anda.

Dengan banyaknya pekerjaan tersebut sering membuat waktu kita terasa kurang untuk menyelesaikannya.

Banyaknya pekerjaan itu maka anda harus membuat skala prioritas agar semua pekerjaan tersebut dapat terselesaikan dengan baik.

Beberapa kategori skala prioritas berdasarkan seberapa penting dan mendesaknya pekerjaan anda.

• Penting dan mendesak – Tugas yang harus dilakukan secepat mungkin
• Penting tetapi tidak mendesak – Tugas yang penting tapi untuk pemeriksaan tidak harus dalam waktu yang cepat. Sehingga anda dapat menentukan waktu untuk melakukan pemeriksaan.
• Mendesak tapi tidak penting – Tugas ini tergolong harus dilakukan tapi sebenarnya tidak mempengaruhi keberhasilan dan tidak menambah nilai apapun. Untuk kategori ini maka anda dapat mendelegasikan tugas ini pada orang lain.
• Tidak tidak mendesak dan tidak penting – Tugas ini dapat anda prioritaskan pada level bawah. Terkadang kategori inilah yang membuat anda sibuk tapi tidak memberi nilai apapun terhadap pekerjaan anda.

Berdasarkan dari beberapa kategori skala prioritas tersebut maka anda harus mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak terlebih dahulu.

Buatlah list pekerjaan-pekerjaan berdasarkan skala prioritas sehingga anda dapat memiliki waktu yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan anda.

3. Berani mengatakan tidak

Setelah anda telah menentukan skala prioritas maka anda harus berani untuk mengatakan tidak ketika mendapatkan tugas yang tidak prioritas.

Anda juga harus mengatakan tidak terhadap tugas-tugas yang tidak mengarahkan pada tujuan utama. Dengan tetap fokus pada tugas-tugas yang prioritas dapat membantu anda dalam menyelesaikan tugas dengan baik.

Dengan demikian anda akan belajar untuk disiplin dan tetap fokus pada tujuan.

4. Jangan menunda pekerjaan

Kesalahan yang banyak dilakukan ketika bekerja adalah menunda pekerjaan. Tentunya hal ini akan memperlambat anda untuk menyelesaikan pekerjaan atau target yang telah anda tetapkan.

Oleh sebab itu anda harus membiasakan diri untuk tidak menunda pekerjaan sehingga anda dapat menyelesaikan tugas sesuai dengan waktu yang sudah di tetapkan.

5. Mendelegasikan tugas

Jika anda memiliki rekan kerja atau karyawan yang berbakat maka anda dapat mendelegasikan beberapa tugas untuk meringankan pekerjaan anda.

Dengan mendelegasikan beberapa tugas anda maka anda dapat lebih fokus pada hal-hal penting lainnya.

Oleh sebab itu anda harus mencari cara yang tepat untuk mendelegasikan tugas anda kepada tim.

6. Jangka kesehatan

Tips terakhir yang harus anda lakukan adalah tetap menjaga kesehata dengan cukup tidur dan berolahraga.