Manajemen Proyek

Pengenalan Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek. Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat tercapai secara efisien dan efektif.

Efektif dalam hal ini adalah di mana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu, manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja. Karena tanpa hal ini, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.

Tujuan Manajemen Proyek

Mengelola Risiko

Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari ’trial and error’ selama menjalani prosesnya. Reisiko bisa saja mengganggu keberlangsungan suatu proyek, namun bukan berarti tidak bisa dikelola. Dengan melakukan manajemen proyek, Anda dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.

Memaksimalkan Potensi Tim

Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran penting dalam melaksanakan proyek. Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek.

Menciptakan Perencanaan yang Tepat

Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas.

Memanfaatkan Peluang

Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah peluang untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan.

Mengelola Integrasi

Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur yang tepat dibutuhkan integrasi antara sistem, proses bisnis, dan organisasi. Kesinambungan antara 3 elemen tersebut membuat kunci dari nilai sebuah proyek tetap terjaga, sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek berperan penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan integrasi.

Tahapan Manajemen Proyek

1. Project Definition (Pendefinisian Proyek)

Mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.

2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek)

Perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.

3. Project Planning (Perencanaan Proyek)

Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada project planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup suatu proyek.

4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek) Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.

5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek) Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.

6. Project Closure (Penutupan Proyek) Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.

Konteks Manajemen Proyek Dan TI

 1.       SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1. Tahap Perencanaan

2. Tahap Analisis

3. Tahap Rancangan

4. Tahap Penerapan

5. Tahap Penggunaan

Kelima tahap tersebut secara diagram nampak seperti Gambar di bawah ini:

Setelah kita tahu apa itu siklus hidup sistem maka kita pun harus mengetahui bahwa di perlukan sebuah studi kelayakan pada saat merencanakan sebuah proyek.

2.       Karakteristik Tahapan Proyek

·      Serangkaian Aktifitas dapat dikatakan menjadi sebuah fase ,jika pada akhir rangkaian tersebut terdapat atau ditandai dengan adanya beberapa output tertentu. Output tersebut sifatnya bisa tangible dan intangible.Contoh :Rancangan Infrastruktur jaringan, Koneksi Komputer ke internet backbone.

·         Berakhirmya sebuah fase biasanya ditandai dengan evaluas atau kajian terhadap output-output tersebut,

yang kerap dihubungkan dengan kualitas dari keluaran (produk atau jasa) tersebut.

3.     Karakteristik Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek berfungsi untuk menentukan awal dan akhir proyek. Sebagai contoh, ketika sebuah organisasi mengidentifikasi kesempatan yang ingin menanggapi untuk, sering akan mengotorisasi sebuah studi kelayakan untuk memutuskan apakahharus melaksanakan suatu proyek. Kehidupan Proyek definisi siklus akan menentukan apakah studi kelayakan diperlakukansebagai fase proyek pertama atau sebagai sebuah proyek, yang terpisah berdiri sendiri.

 4.       Stakeholder Management

“Harus dikelola dengan baik mengingat  sebuah organisasi memiliki sumber daya  yang terbatas dan sumber daya ini, akan  digunakan bersama oleh  top  management, manajer fungsional dan manajer proyek lainnya”.

5.     Fase-fase Proyek & Project Life Cycle

Project life cycle adalah himpunan fase-fase  proyek, yang menghubungkan awal proyek dengan akhir proyek

Project life cycle mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase, kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi akan mengendalikan dan menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase

Fase-fase dalam tiap proyek/industri bisa berlainan,

namun secara umum fase proyek terdiri dari :

* concept

*development

*implementation

*close-out/support

Dengan memahami project life cycle, manajer proyek dan organisasi diharapkan  dapat mengendali proyek dan

mengaitkan proyek dengan kegiatan operasional organisasi dengan tepat, dalam rangka menjaga kinerja organisasi.

6.     Proyek Teknologi Informasi

·         Proyek IT sangat beraneka ragam berkaitan dengan ukurannya, kompleksitasnya,produk yang ihasilkan, area aplikasi dan sumber daya yang  dibutuhkannya.

·         Tim Proyek IT, harus memiliki kemampuan yang beraneka ragam dengan keterampilan yang juga beraneka ragam.

·         Proyek IT harus terus “berjuang” dengan kemajuan teknologi IT yang berkembang dengan pesat                 tetap harus ada orang yang ahli di bidang tertentu di bidang IT.

7.     Fungsi kerja manajemen proyek

·         Menentukan lingkup proyek

·         Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi

·         Kembangkan daftar tugas rinci

·         Perkiraan waktu yang diperlukan

·         Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

·         Laporan status proyek

8.      Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek

·         Keterampilan komunikasi : mendengarkan, membujuk

·         Keahlian organisasi : perencanaan, penetapan tujuan, menganalisi

·         Keterampilan team building : empati, motivasi, esprit de corps

·         Keterampilan kepemimpinan : misalnya set, energik, visi (gambaran besar), delegasi, positif

·         Keterampilan mengatasi : fleksibilitas, kreativitas, kesabaran, ketekunan

Grup Proses Manajemen Proyek

  

Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.

Ø Dalam Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

a. Inisiasi

Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

b. Perencanaan Proyek

Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati. Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

c. Eksekusi

Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.

d. Kontrol

Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

e. Akhir

Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

 

Hubungan antara Grup Proses dan Area Knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.

Ø Inisiasi proyek

Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

Ø Dokumen Tahap Inisiasi

Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

Ø Rencana Proyek

Rencana Proyek adalah sebuah kerangka gagasan gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

Ø Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

Memilih Metodologi Manajemen Proyek

Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).

Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.

Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang “one size fits all”.

Kita dapat mengolaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek. Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.

 Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.

Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel . Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinisikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup :

• A common project management model.

• Companywide project management training programs.

• Project management career development.

• Knowledge-sharing activities.

Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:

1. Initiating

2. Planning

3. Executing

4. Monitoring and Controlling

5. Closing

1. Initiating

Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.

Input: Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yangdiperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.

Output :  -Project charter terselesaikan dan disepakati.

-Terpilihnya Manajer Proyek

-Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.- Business case terselesaikan.

2. Planning

Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek

Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.

Output: 

- Ditentukannya lingkup proyek

- Adanya kontrak tim

- Adanya WBS

- Scheduled Project terbentuk.

- Adanya daftar dari resiko yang di prioritaskan.

3. Execution

Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi

Input:Berupa output dari proses perencanaan (planning).

Output: - Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.

- Mengetahui data performansi kerja dari tim.

- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).

- Terkualifikasinya daftar penjual.

4. Monitoring and Controlling

Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dengan rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.

Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output: - Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.

- Terukurnya performansi.

- Terukurnya kontrol kualitas.

- Resolved Issues.

5. Closing

Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.

Output : 

- Final Product, service or result.

- Menutup kontrak

- Dokumentasi